每个展览工厂在布置会议场地时都会根据公司特色及文化不同有着不同的设计风格，然而在布置会议场地时的原则基本是统一的，青岛中艺展览工厂在这方面做了总结，得出了以下五大要素。
1、会议前要对整个会议的信息进行了解
      包括会议的时间、地点、内容、参会成员等各个方面。良好的信息可以让你掌握会议过程，从而准备好此次会议的所需要准备的各个方面，做到有计划的设计整个会议场地的布置，防止意外的发生。
2、准备好会议中需要用到的各个辅助工具
      包括会议铭牌、投影仪、灯光、温度等。各种辅助设备的使用可以使会议进行的更加顺利，也可以使会议的内容更加方便人们理解。
3、会议座位的摆放
      根据会议的类型不同、规模不同，会议座位的摆放也不同，例如:（1）课桌式：适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等，这种形式便于听众作记录。（2）围桌式：适用于中式宴会，如答谢会、招待会、茶话会等。（3）剧院式：适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。做到根据不同会议类型确定安排会议场地座位的排列方式。
4、会标横幅的准备
      会标横幅能够有效的突显会议主题和渲染现场气氛。因此会标与横幅必须体现出会议的内容，并且要在会前两三天就要着手准备。
5、会议外的安排
      一般来说，会议的时间都比较长，甚至有可能连续几天，所以应该准备好与会者的食宿、往返途径、中间休息时的茶歇物品等，以使与会者能够有较好的的与会体验。
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